Quels sont les délais de conservation des documents d'une association ?
Vérifié le 21/02/2023 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)
Une association doit conserver certains documents pour prouver l'existence d'un droit ou d'une obligation. Les délais de conservation varient en fonction de la nature des documents. La liste ci-dessous est donnée à titre non exhaustif : en effet, selon la situation, d'autres documents peuvent être à conserver.
Les documents concernant la création de l'association sont les suivants :
Ils doivent être conservés pendant toute la durée d'existence de l'association.
Toutefois, il est conseillé de les garder de manière illimitée.
Les informations concernant les membres (nom, prénoms, adresse,...) ne peuvent pas être conservées après leur démission ou leur radiation.
Toutefois, elles peuvent être conservées suite à un accord exprès de leur part (c'est-à-dire en manifestant leur volonté de façon apparente, soit par écrit, soit devant des témoins,...).
Les documents concernant le fonctionnement de l'association sont les suivants :
Convocations de l'assemblée générale
Feuilles d'émargement, pouvoirs
Procès-verbaux d'assemblée
Bilan d'activités
Rapports du commissaire aux comptes
Ils sont à conserver au minimum 5 ans.
Les documents financiers sont les suivants :
Comptes annuels
Livres comptables
Pièces justificatives
Ils doivent être conservés au minimum 10 ans .
Les documents permettant de justifier ce que l'association doit ou non aux services fiscaux sont à conserver au minimum 6 ans.
Il en est de même des doubles des reçus des dons remis aux donateurs pour réduction d'impôt.
Durée de conservation en fonction du type de document
Type de document
Durée de conservation
Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique)
5 ans
Registre unique du personnel
5 ans à partir du départ du salarié
Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite...
5 ans
Document portant sur les charges sociales et la taxe sur les salaires
3 ans
Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation
1 an
Déclaration d'accident du travail auprès de la CPAM
5 ans
Durée de conservation en fonction du type de document
Type de document
Durée de conservation
Titres de propriété et actes de ventes
Durée d'existence de l'association. Il est conseillé de les conserver de manière illimitée.
Contrats de bail, état des lieux, quittances de loyer
Durée du contrat + 5 ans
Contrat d'assurance
Durée du contrat + 2 ans
Factures de gaz et d'électricité
2 ans
Factures d'eau
4 ans si la distribution est assurée par une personne publique (commune par exemple)
2 ans si elle est assurée par une entreprise privée
Factures de de téléphonie (fixe et mobile) et internet
1 an
La loi n'oblige pas les associations à verser leurs archives aux archives municipales ou départementales.
Les associations peuvent proposer aux archives municipales ou départementales les documents dont elles jugent qu'ils présentent un intérêt historique.
Les archives municipales collectent et conservent les documents produits ou reçus par les services et établissements municipaux et les documents d'origine privée concernant la ville concernée.
Les archives départementales collectent et conservent les documents produits par les services publics situés dans le département et les documents privés intéressant l'histoire locale.
Tout jeune français qui a 16 ans doit faire la démarche de se faire recenser auprès de la mairie de son domicile.
Le recensement permet à l’administration de convoquer le jeune pour qu’il effectue la journée défense et citoyenneté (JDC).
Se munir d’une pièce d’identité et du livret de famille à jour. Le jeune doit faire la démarche lui-même ou se faire représenter par un de ses parents, s’il est mineur.
Si les délais sont dépassés, il est possible de régulariser sa situation jusqu’à l’âge de 25 ans.
Le jeune doit se faire recenser entre le jour de ses 16 ans et le dernier jour du 3ème mois qui suit celui se son anniversaire, une attestation lui est alors délivrée.
Le recensement est nécessaire pour l’inscription d’office sur la liste électorale, l’inscription aux examens (BEP, Bac, etc.), à l’examen du permis de conduire. En cas d’absence de recensement, le jeune ne pourra bénéficier de ces inscriptions avant l’âge de 25 ans.
Carte d’identité – Passeport
Chaque citoyen pourra effectuer une demande de titre d’identité dans n’importe quelle mairie équipée d’un dispositif de recueil et non plus forcément dans sa commune de résidence.
Notre commune n’est pas équipée de ce dispositif. Pour l’Indre, 13 communes sont équipées dont Déols, Châteauroux, Levroux pour les plus proches.
Une pré-demande peut être saisie en ligne (voir ci-dessous), puis une prise de rendez-vous est nécessaire auprès de la mairie de son choix, afin de finaliser le dossier de demande.
la carte d’identité sera ensuite à retirer auprès de la mairie dans laquelle l’usager aura déposé son dossier.
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Tout jeune français qui a 16 ans doit faire la démarche de se faire recenser auprès de la mairie de son domicile.
Chaque citoyen pourra effectuer une demande de titre d’identité dans n’importe quelle mairie équipée d’un dispositif de recueil et non plus forcément dans sa commune de résidence.
